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El principio consiste en quitarte cosas de la cabeza y hacer una lista de cosas por hacer.
Reune las cosas que tengas por hacer dentro de apartados. Por ejemplo: llamadas de teléfono, asuntos que se pueden resolver en el centro de la ciudad, etc.
Revisa y actualiza la lista cuando sea preciso.
Estos son los principios del método:
RECOPILA
Apunta cada cosa que necesites recordar o hacer en cualquier soporte que te guste (agenda, grabadora, ordenador de bolsillo...). No dejes nada pendiente en tu cabeza, pásala a tu lista. Esta lista debe ser revisada y limpiada al menos una vez al día.
PROCESA
Cuando revises tu lista sigue un estricto sistema.
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Empieza desde el principio
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Trabaja con un solo asunto cada vez
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Nunca pongas la misma cosa otra vez
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Si algo requiere atención:
- Hazlo (si te va a tomar menos de dos minutos)
- Delega, o posponlo.
- Archívalo como referencia futura
- Deséchalo
- Planea cómo llevarlo a la acción más tarde.
Recuerda la regla de los dos minutos: Si algo te va a suponer menos de dos minutos, hazlo ahora.
ORGANIZA
Ten varias "etiquetas" para marcar tu lista:
* Próxima acción. Por cada asunto que requiera tu atención, decide cual es la próxima acción que puedas tomar físicamente acerca de él. Por ejemplo, puedes organizar asuntos según el contexto: para hacer en el centro comercial, para hacer en la oficina, para hacer en casa, para resolver por teléfono...
* Proyectos. Cada asunto "abierto" que requiera más de una acción márcalo o archívalo como "proyecto". Debe ser vigilado y revisado periódicamente para asegurarse de que tiene una "próxima acción" asociada.
* Esperando. Cuando delegas una acción a alguien o cuando esperas algún acontecimiento externo. Debe revisarse periódicamente para ver si está hecho o necesita algún recordatorio.
* Algún día/Puede ser. Cosas que tu quieres hacer pero no en este preciso momento. Por ejemplo: aprender inglés o tomarme unos días de vacaciones.
Un calendario es importante para hacer el seguimiento de tus puntos aunque lo recomendable es que el calendario se reserve para aquellas cosas que deben ser hechas necesariamente en alguna fecha particular.
En cualquier caso, nuestra lista personal, sea cual sea el soporte, debe ser simple y divertida.
REVISA
La lista de acciones y recordatorios servirá de poco si no la revisas al menos una vez al día o cuando dispongas de tiempo. De acuerdo con la hora, energía y recursos que tengas en cualquier momento, decide que es la cosa más importante que deberías hacer justo ahora. Y HAZLA.
Al menos semanalmente debes revisar toda tu lista de acciones, proyectos y "esperando por" asegurándote de que cualquier nueva tarea o acontecimientos próximos han sido reflejados en tu sistema y que cada cosa está en fecha (no ha caducado).
ACCIÓN
Cualquier intento de organización será nefasto si gastas más tiempo organizando que haciendo. Hazlo simple, fácil y divertido para organizar las acciones que tu tienes que tomar. Así perderás menos el tiempo y tendrás mucho menos estrés.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Es interesante la creación de un archivo de cosas por hacer. Se trata de un archivo con 43 carpetas. 12 representarán cada mes y las otras 31 para los días. Las carpetas sirven para recordar las actividades a hacer cada día. Cada día abres la carpeta numerada correspondiente a ese día. Recoges todos los asuntos de ese día y la pones dentro de la carpeta vacía del mes siguiente. Este sistema, además, te permitirá no perder tiempo buscando cosas. Por ejemplo, si tu tienes unas entradas para un concierto el día 12, simplemente guárdalas allí. O si tienes que darle unas llaves a alguien determinado día, pon una nota con esto y en dónde las has guardado en la carpeta de día correspondiente.
= Traducción libre y adaptación de este
artículo en inglés de la Wikipedia. Este es un Blog basado en el
sistema: 43
Folders. =
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